Le 18 mars dernier, Yneia a reçu dans ses locaux Rémi Gouyet, avocat fiscaliste, fondateur du cabinet E-tax et spécialiste de la réforme de la facturation électronique. Par où commencer ? Quels sont les écueils à éviter ? Comment bien choisir sa PDP ? Quel type de facture privilégier demain ? A quelle fréquence faire son e-reporting ? Me Gouyet a détricoté pour nous, avec pédagogie et humour, cette réforme et vous apporte toutes les réponses pour être prêts le 1er septembre 2026.
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PME, ETI, grandes entreprises : comment savoir dans quelle catégorie vous êtes ?
L’un des premiers enjeux pour les entreprises est de déterminer leur catégorie juridique (PME, ETI, GE), car cela conditionne l’entrée en vigueur des obligations.
Si vous avez opté pour le groupe TVA (notamment dans les secteurs bancaire ou assurantiel), toutes les entités du groupe sont directement considérées comme grandes entreprises, donc concernées par l’obligation dès le 1er septembre 2026.
L’administration a prévu une photographie des seuils au 31 décembre 2025 (dernier exercice clos avant la réforme), pour déterminer votre catégorie. Beaucoup d’entreprises savent déjà intuitivement où elles se situent, grâce aux nombreux webinaires et contenus (pas toujours objectifs) qui circulent.
Les plateformes PDP : partenaires indispensables et non facultatifs
Depuis octobre 2024, un changement majeur s’est opéré dans la réforme de la facturation électronique : le recours à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est devenu obligatoire pour toutes les entreprises françaises. Contrairement à ce que certains pensaient, il ne sera plus possible de choisir entre une solution étatique gratuite et une solution privée.
Ces PDP, dont plus de 80 ont été immatriculées à date par l’administration fiscale, sont des intermédiaires certifiés qui assurent la transmission, la réception et le traitement des factures électroniques. Certaines PDP se spécialisent selon les tailles d’entreprises : TPE, PME, ETI ou grands groupes. Une liste non officielle, circulant dans les cercles professionnels, classe d’ailleurs les PDP selon ces catégories, ce qui peut aider à faire un choix stratégique.
Toutes les PDP répondent aux mêmes exigences fonctionnelles, mais les tarifs varient fortement, de 0,08 € à 0,30 € par facture. Il est donc essentiel de comparer les offres avant de s’engager.
La Piste d’Audit Fiable (PAF) : un prérequis légal incontournable
Avant même de penser à l’audit de vos flux de facturation, vous devez mettre en place une PAF, une obligation réglementaire souvent négligée mais capitale. Elle repose sur trois volets :
01 La cartographie des flux
Elle consiste à documenter tous les types de flux clients et fournisseurs (ex : contrat > bon de commande > bon de livraison > facture). Chaque variation doit être cartographiée, avec les fournisseurs concernés listés au dos. Certaines entreprises peuvent avoir plus de 12 cartographies distinctes.
02 L’archivage des documents
Vous devez être en mesure de retrouver tous les documents justificatifs, y compris les bons de commande, bons de livraison, bons de réception, etc., pendant 10 ans. Cela suppose une coordination rigoureuse entre les services juridique, achats, logistique et comptabilité.
03 Le CPD (Contrôle Permanent et Documenté)
Subdivisé en trois volets (CAF, INF, CT), il implique :
CAF : contrôle de l’émission des factures
INF : volet technique (systèmes informatiques)
CT : “crash test” annuel où vous devez prouver que vous pouvez retrouver tous les justificatifs à partir d’une facture choisie aléatoirement
Ne pas documenter votre PAF peut entraîner des sanctions fiscales lourdes, notamment le rejet du droit à récupération de TVA sur trois exercices.
Le e-reporting : le volet le plus technique et méconnu de la réforme
Peu mis en avant dans les communications officielles, le e-reporting est sans doute le pilier le plus redouté de la réforme. Il concerne :
– Les flux B2C (vente à des particuliers ou non assujettis à la TVA)
– Les flux internationaux (ventes intracommunautaires, exportations, acquisitions intracom…)
Deux types de reporting sont attendus :
– Le reporting de transactions : à transmettre trois fois par mois, avec une granularité par facture, voire par ligne si plusieurs taux de TVA apparaissent.
– Le reporting de paiements : qui viendra s’y ajouter pour suivre les règlements.
Seules les importations et les opérations couvertes par le secret défense échappent à cette obligation.
Les entreprises devront donc organiser leur système d’information pour être capables de déclarer des volumes importants de données dans des formats structurés (UBL, CII, Factur-X) à fréquence élevée.
En conclusion, comment s’y prendre pour aborder la réforme sereinement ?
La réforme n’est pas seulement un projet technique. C’est un projet d’entreprise, qui impacte à la fois les services comptables, informatiques, juridiques et opérationnels. Voici les 5 étapes clés pour aborder ce virage numérique dans les meilleures conditions :
01 Faire un état des lieux de l’existant
Il s’agit d’auditer vos flux actuels :
– Quels formats de factures utilisez-vous (PDF, Factur-X, etc.) ?
– Quels outils (ERP, logiciels comptables, CRM, etc.) sont en place ?
– Avez-vous déjà une PAF en place ?
– Qui sont vos partenaires (clients, fournisseurs, plateformes) ?
Cette phase permet d’identifier les écarts entre votre situation actuelle et les exigences de la réforme.
02 Choisir une PDP adaptée à votre profil
Ne vous précipitez pas sur le premier prestataire venu. Comparez les PDP sur la base de :
– Leur spécialisation sectorielle (TPE, retail, BTP, etc.)
– Leur tarification (par volume, par service, etc.)
– Leurs services complémentaires : archivage, accompagnement juridique, tableaux de bord, etc.
– Leur capacité à intégrer facilement votre système d’information
Cette phase permet d’identifier les écarts entre votre situation actuelle et les exigences de la réforme.
03 Mettre à jour ou créer votre PAF
Un travail de fond est nécessaire, souvent en lien avec un cabinet spécialisé, pour documenter les circuits de facturation, les contrôles mis en place, le plan d’archivage, le plan de contrôle annuel.
Un audit blanc peut vous aider à valider votre conformité avant contrôle fiscal.
04 Préparer votre infrastructure technique
Selon vos flux, il vous faudra :
– Mettre à jour vos outils (ERP, logiciels comptables) pour générer des factures au format structuré (Factur-X, UBL, CII)
– Intégrer des API de communication avec la PDP
– Définir des automatisations pour l’e-reporting
– Former vos équipes à la nouvelle gestion des flux
Une phase de test avec votre PDP est recommandée avant le basculement officiel.
05 Sensibiliser et former vos équipes
Un facteur clé de réussite : l’adhésion des utilisateurs.
Expliquez clairement :
– Pourquoi la réforme est obligatoire
– Quels changements concrets cela implique
– Quels sont les risques en cas de non-conformité
– Comment chacun contribue à la réussite du projet
Une phase de test avec votre PDP est recommandée avant le basculement officiel.
Chez Yneia, nous pouvons vous accompagner sur l’ensemble de ces sujets pour avancer sereinement et être prêts en 2026.
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Retrouvez également notre précédente publication vidéo, YNEIA : Révolutionner le lieu de travail pour un avenir durable
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