Vous le savez, chez Morning, notre ambition est que chacun passe une bonne journée de travail, et pour y arriver, nous misons en grande partie sur l’aménagement des espaces et bureaux. C’est au travers de ce savoir-faire que nous imaginons des lieux dont le design et l’architecture participeront au bien-être de nos coworkers au quotidien. La définition des bureaux est en pleine évolution; ces derniers font face à de nouveaux usages et sont amenés à être repensés et améliorés : c’est pourquoi nous avons réuni cinq précieux conseils délivrés par nos experts pour vous aider à aménager et réinventer votre espace de travail.
par Agathe, Chef de projet com’ Morning
Avant d’imaginer votre bureau idéal, il faut d’abord prendre en compte que chaque entreprise possède sa propre manière de travailler, et un aménagement optimal pour une entreprise ne le sera pas forcément pour une autre. C’est pour cela qu’il est important de cibler vos besoins spécifiques en termes d’aménagement afin d’appliquer au mieux les conseils qui vont suivre.
Tout d’abord, déterminez quels sont les besoins de votre entreprise : quel type de management est mis en place ? Comment aimez-vous travailler ? Quelle est la taille des équipes ? Quelles sont vos pratiques de travail ?
Aussi, quelles problématiques souhaitez-vous améliorer ? Est-ce que les open-spaces sont trop bruyants ? Est-ce que les bureaux sont trop sombres ? Être précis sur les points faibles de votre aménagement actuel vous permettra de trouver plus facilement des solutions et de répondre à vos envies pour le futur.
1 – Optimiser l’espace
Après avoir fait le point sur vos envies et vos besoins, il faut penser “optimisation”. Optimiser au maximum son espace de travail, c’est en tirer le meilleur parti : il doit être à la fois pratique, fonctionnel et agréable ; et cela passe d’abord par la disposition de tous les éléments qui le composent.
Dans un premier temps, il faut prendre en compte l’agencement du mobilier : les bureaux devraient idéalement être près des fenêtres pour profiter de la lumière naturelle. Attention cependant à ne pas être dos à celles-ci pour éviter les reflets.
Le mobilier doit aussi être disposé en fonction des flux : on place par exemple les casiers de sorte à ce qu’ils soient au plus près des salariés et en même temps accessibles pour tout le monde. Il est important d’agencer les espaces afin que la circulation soit fluide: ainsi, on pense aux proportions des meubles dans une pièce, on évite d’encombrer les endroits où il y a beaucoup de passage (espaces communs, toilettes, couloirs etc.). Il est aussi astucieux de penser à des installations qui permettent de limiter les déplacements : fontaines à eau proches des bureaux, toilettes à distance suffisante mais pas trop éloignées etc…
Une autre bonne solution pour accorder au mieux votre mobilier à votre espace de travail est de vous diriger vers du mobilier sur-mesure. Cela permet d’adapter le meuble à vos besoins spécifiques en termes d’usage et de dimension, et c’est aussi plus intéressant de personnaliser et choisir le design d’un meuble afin qu’il corresponde parfaitement à l’ambiance que vous souhaitez donner à la pièce.
2 – Adapter son espace aux nouvelles méthodes de travail
Cette dernière décennie, et tout particulièrement cette dernière année, les méthodes de travail ont été complètement chamboulées. Les entreprises intègrent de nouvelles pratiques, les espaces de travail sont de plus en plus flexibles et tout semble se digitaliser. Flex office, mutualisation des espaces… On vous dit tout.
Tout d’abord, avec le développement du travail à distance, le bureau physique devient de plus en plus un lieu de rencontre et d’échange, et nous sommes d’avis que l’aménagement doit encourager cette sociabilité. Pour cela, un tas de solutions s’offrent à vous : des espaces communs conviviaux, des bureaux partagés, des coins détentes, des salons, des coins café… bref, des lieux de discussion qui permettront à tout le monde de profiter de cette présence physique au bureau pour échanger et partager.
Parmi ces aménagements, la tendance est aux espaces ouverts. Ces derniers permettent de faciliter les interactions entre les équipes, de mutualiser les zones de collaboration et d’optimiser les mètres carrés (ce qui n’est pas négligeable en termes d’économie). Cependant, ces plateaux ouverts nécessitent de penser à des solutions de replis, car ils peuvent vite devenir invivables : déplacements constants, bruits… Si vous souhaitez décloisonner vos espaces, créez également des zones plus confidentielles et des installations dédiées à chaque activité pour que tout le monde se sente bien. Ainsi, pour chaque problème, il existe une solution : si vous souhaitez éviter le bruit et l’animation, des phonebox sont idéales pour s’isoler et retrouver un peu d’espace personnel; pour des points informels, des alcôves permettent de discuter en toute tranquillité, et pour des points plus formels des salles de réunions conviendront à merveille.
Le Flex office est également un concept qui rayonne, surtout depuis que le télétravail s’est développé. Le principe ? Ne pas avoir de bureau attitré.
Mais pour que le Flex Office soit une réussite, il faut un aménagement adapté. Étant donné que l’on réduit la taille des postes de travail, et que l’on privilégie les espaces collaboratifs, on utilise moins de surface. L’idée serait d’utiliser la place gagnée pour diversifier les espaces, en transformant les lieux devenus vides en lieux de travail fonctionnels ou encore en pièces adaptées à certains besoins (salle de repos, de projet, de sport etc.).
Aussi, si vous comptez mettre en place le flex office, il est indispensable d’équiper vos collaborateurs des bons outils : bien sûr une connexion internet, mais aussi des outils digitaux comme Slack, Asana, Google Drive… D’ailleurs, nous avons déjà réuni pour vous les meilleurs outils informatiques pour le télétravail et le flex office juste ici.
Enfin, crise sanitaire oblige, n’oubliez pas de faire le nécessaire en mettant en place de nouveaux dispositifs afin de respecter les règles en vigueur. Car s’il est important de travailler dans des espaces agréables, il l’est encore plus de travailler en toute sécurité. Il existe pour ça beaucoup de solutions : vitres en plexiglas, signalétique spéciale dans les espaces pour rappeler les gestes barrières (stickers au sol pour marquer les distances, des flèches pour indiquer le sens de la circulation…). Si vous voulez retrouver tous nos conseils à ce sujet, c’est par ici. Aussi, on vous recommande vivement de disposer devant chaque portes et surfaces communes des petits kits de désinfections à utiliser systématiquement mais aussi d’inclure (en plus des poubelles de tri) des poubelles spéciales pour déchets infectieux.
3 – Le confort avant tout
Être à l’aise, voilà une chose à laquelle il faut bien sûr penser quand on parle d’aménagement. Le confort est une priorité ! Et par confort on entend…
Le confort acoustique, qui, malheureusement, est trop souvent négligé. Il est pourtant essentiel, surtout de nos jours où les espaces partagés sont plus répandus que jamais : réduire au maximum le niveau sonore est un point indispensable dans un espace de travail, sans quoi il sera difficile pour tout le monde d’être à son aise et de se concentrer. Il existe de nombreuses solutions pour baisser le volume dans les bureaux : de la moquette au sol, des panneaux acoustiques à accrocher aux plafonds ou aux murs, des alcôves, des meubles acoustiques, etc. De notre côté, on adore les cabines acoustiques des fabricants français Leet Design ainsi que celles de chez Work With Island, fabriquées également en France avec des matières recyclées.
Il est aussi possible de segmenter son espace de travail en créant des zones dédiées à des usages spécifiques dans un même lieu: en dissociant les postes de travail silencieux (grâce à des cloisons par exemple) des grandes tables qui, elles, pourraient davantage correspondre à un temps d’échange, etc…
La lumière ! Un élément de poids pour se sentir bien ; selon Victoire, architecte d’intérieur chez Morning, il faut privilégier au maximum une lumière naturelle, et si ce n’est pas possible, des luminaires clairs aux tons chauds, imitant au mieux la lumière du soleil. Nous sommes tous pourvus d’un rythme circadien qui implique que nous avons besoin de lumière naturelle pour être énergiques et heureux. Alors, on fait en sorte d’avoir un maximum de fenêtres, mais aussi des lumières artificielles adaptées : pas trop fortes, ni trop faibles, plutôt chaudes, et qui ne font pas mal aux yeux. De l’espace : Bien sûr, respecter un espace d’au moins 4m2 par poste est fortement recommandé au vu de la situation sanitaire mais cela permet également à chacun d’être à l’aise, libre de ses mouvements et d’avoir son intimité, même dans un espace partagé.
4 – Créer un espace unique
Maintenant que votre bureau est optimisé, confortable et moderne, il ne manque plus qu’à le rendre unique. Un bureau doit, bien sûr, être un espace propice au travail et à la concentration ; mais dans l’idéal, il est aussi un lieu agréable et accueillant. Se sentir bien dans son bureau contribue en grande partie à y passer une bonne journée, et l’esthétique qu’il dégage a un rôle important là-dedans. Plusieurs points pour ça :
Les couleurs et matériaux : bien sûr, tout cela va dépendre des goûts et de l’ambiance que vous souhaitez donner à votre espace. En ce qui concerne les matériaux, le bois et le tissus donnent un aspect chaleureux, le végétal un aspect apaisant, le minéral un aspect qualitatif et durable, le verre aide à augmenter la luminosité…
Pour les couleurs, attention à ne pas choisir des couleurs trop criardes pour un espace de travail : un rose flashy ou un rouge vif aux murs risque d’être difficile à supporter tout au long de la journée, et de vous donner mal à la tête. Alors, on essaye de privilégier des couleurs douces et plutôt claires.
Personnaliser… et surtout, mettez des plantes ! Les plantes vertes, en plus d’avoir une fonction décorative, ont des effets bénéfiques sur les travailleurs et augmentent même la productivité. A nos yeux, elles sont inestimables pour rendre un lieu de travail plaisant. Vous pouvez bien sûr agrémenter avec de la décoration, des photos… tout autant de petits éléments qui contribuent au bien-être sur le lieu de travail, et qui vous feront vous sentir chez vous.
Un détail qui a son importance : Montesquieu disait « La propreté est l’image de la netteté de l’âme ». Comprenez là qu’un espace bien rangé permet d’avoir l’esprit au clair ; et donc d’être à l’aise et de pouvoir se concentrer. Alors on évite le bazar et toutes les pollutions visuelles, bien sûr en mettant de l’ordre dans son espace, mais aussi en mettant en place des rangements afin de ne rien laisser trainer.
5 – Réduire son impact écologique
Aujourd’hui, notre conduite écologique est déterminante. Il existe des moyens d’agir à notre échelle et c’est pourquoi il est important de faire les choix les moins impactants possibles pour l’environnement ; et c’est tout à fait possible de limiter les dégâts lors de l’aménagement de votre espace de travail.
Un des points les plus importants à ce sujet est le mobilier, lequel, si on n’y fait pas attention, peut avoir des conséquences considérables sur l’environnement. Julian, designer de produits mobilier chez Morning, nous dit qu’il est cependant tout à fait possible de faire en sorte de sélectionner des meubles ayant peu d’impact : d’abord en prenant en compte leur provenance et donc comment ils vont être transportés, mais aussi en choisissant des meubles solides, qualitatifs, durables dans le temps, ce qui, en plus d’être plus responsable, est aussi plus intéressant financièrement sur le long terme.
On vous recommande également de faire attention aux matériaux composant vos meubles: si vous le pouvez, utilisez des meubles de réemploi en faisant un tour sur des plateformes de vente d’occasion comme Leboncoin ou Selency où vous trouverez à coup sûr votre bonheur. Sinon, choisissez des meubles qui pourront être réemployés dans le futur, mais aussi qui limitent la quantité de matière à utiliser et qui contiennent des matériaux peu polluants. Si vous voulez en savoir plus, vous pouvez toujours jeter un œil à notre projet Eco-conçu, c’est possible ?
Enfin, n’hésitez pas à mettre en place des petites installations permettant de limiter les déchets : remplacez les verres en plastique au mieux par des tasses, au pire par des gobelets en cartons, installez des fontaines à eau plutôt que d’acheter des bouteilles d’eau en plastique, disposez des poubelles de tri… Pour le tri, le partenaire de Morning est Lemon Tri, qu’on vous recommande vivement. Aussi, le fait de disposer des détecteurs de présence dans vos bureaux permet d’éviter que les lumières restent allumées toute la nuit; vous pouvez d’ailleurs régler ces détecteurs pour que les ampoules s’éteignent quand il y a suffisamment de luminosité dans le bureau.
Ces installations peuvent aussi consister à mobiliser les autres et à les pousser vers une démarche plus écologique : un local vélo par exemple incitera les employés à venir en vélo plutôt qu’en voiture. Des indications et rappels sur l’utilisation des poubelles de tri ou encore des imprimantes peuvent permettre d’éviter les oublis…
Ce sont tout autant de petites choses collectives, simples à mettre en place, qui permettent de réduire considérablement l’impact écologique au travail et d’éveiller les conscience sur ce problème ; car c’est seulement cet esprit collaboratif qui permettra de créer un véritable changement.
Avec ces 5 conseils, vous voilà prêt à aménager un bureau exceptionnel ! A vous désormais d’en tirer avantage pour créer votre espace idéal selon vos goûts et vos envies.
